New Style Study

募集は既に終了していますが、アンケートを実施するために参加枠を用意しました。簡単な質問だけなので、よければ協力をお願いします

開催趣意

ひたすらリスクを回避するフェーズから、リスクと付き合っていくフェーズに入り、様々なイベントが対策を踏まえた上での再開を始めました。

不要不急として自粛を続けていた勉強会についても、リスクと付き合いながら「新しいスタイル」を模索していくフェーズだと感じています。

もちろん、参加自体は参加者の自己責任となりますが、主催する側としては極力参加者の安全を確保するための 対策 を行い、参加者がリスクを評価し参加を検討できるだけの 説明 を事前に行うべきと考えています。

そこで、まずはごく少人数かつ身内(連絡が密に取れる間柄)で、小規模な会をトライアルとして開催し、実際にどういう対策が必要なのか、実施すると何が起こるのか、といったノウハウを蓄積しようと思います。

その結果を公開共有することで、「自分がイベントの主催を考える場合のリスクと対策」や「他のイベントに参加する上で何をリスクと捉え参加可否を考えるのか」の評価軸を持つことに繋がると考えます。

これから、「この状況を踏まえた上でどう開催できるのか」はたまた「これからも自粛を続け、オンライン開催などに徹するべきなのか」という、「新しいスタイルの勉強会」はどう実施し得るのかに向き合い、 これからの勉強会のあり方について真剣に議論する ための会です。

開催概要

• 時間: 11/5 19:00-22:00
• 内容: LT 大会
• 募集: 10 人
• 会場: 都内

(開催場所は、何かあっても貸主に迷惑がかからないよう、開催後二週間程度してから、実施結果のまとめとともに公開します)

検討と対策

国からの方針を受け、東京都では以下の基本方針が発表されています。

• 令和2年9月19日以降におけるイベントの開催制限等について｜東京都防災ホームページ

この方針で述べている「イベント」は、今回開催するものよりも規模の大きいイベントを想定している部分がありますが、以下のチェックリストなど共通して適用できるものもあります。

• （別紙4)感染防止のチェックリスト （PDF 1.5MB）

こうした方針を参考に、今回の勉強会をアレンジする上で検討した内容は以下です。

開催規模

3, 4 人などで実施しても単なる会食レベルになってしまい、サンプルとして不足するので、イベントの体を成す最小人数で、かつ全体を見渡して細かいケアが可能な人数として 10人 に設定しました。

募集

従来の勉強会のように一般公募をするのは、心理的な参加障壁も高く、感染が発生した場合の対応なども難しいと考えま、まずは身内(緊密に連絡が取れる知り合い)での開催としました。

その上で声をかける際に、今回のような趣意での開催を考えている旨や対策方針を共有し、内容に賛同した上で参加の意思を示してくれた人のみで構成しました。

参加者とは連絡手段を確保し、直近の行動がある程度わかる、 何かあったときに迅速に全員に共有できる状況を維持しています。

形態

特に、従来この勉強会のスタイルは、 40min~1h 程度のトークに加えて、登壇者を交えた議論が白熱するタイプの勉強会でしたが、このスタイルは今回は取りません。

まず、登壇者が話す時間が長くならないこと、議論があまり白熱しすぎないように抑えること、かつ間で換気や消毒のための休憩時間を確保しやすくすることを考え、今回は 5min 程度の LT 大会 というスタイルを採用しました。

会場

場所は Space Market で、かなり慎重に条件を確認し選定しました。

条件を追加すれば、場所代はどんどん上がりますが、今回は費用よりも条件を重要視したため、結果場所代だけで 1 人 5000 円程度かかりました。

広さ

まず広さですが、参加者の最低でも 2 倍のキャパは必須としました。 Space Market では人数で選択できますが、さらに間取りや席の数などを確認する必要があります。

今回の場所は、参加者 10 人に対して、着席可能人数 36 人の場所を選択しました。

レイアウト

座席は、レイアウトに自由度があり、隣の人とのソーシャルディスタンスが確保できること、そして登壇者と参加者の最前列が十分な距離を稼げる場所を条件としました。

これは、掲載されている写真や間取りによって確認できます。

窓

空調だけに限らず、自分たちで任意のタイミングで換気ができるよう、大きめの窓があることも条件としました。

専有性

いわゆる貸し会議室の場合は、他の団体と同時刻に建物内で居合わせる可能性があり、トイレなどの設備を共有する可能性があります。

それを避けるために、トイレや洗面所含めて 1 フロア貸し切ることができる場所を確保しました。

設備

今回は、入館時にまず手洗いウガイの実施を求めることとしたため、それができるトイレ・洗面台がある場所を選びました。

備品

LT をする上でスクリーン/プロジェクタが必要ですが、固定式のスクリーンの場合、配置場所が重要です。

部屋の形によっては登壇者と参加者の距離が稼ぎにくい場合があるので、そこを間取りで確認して比較しました。

また、大声を出さないで良いように、マイクの設置も必須としています。

感染対策

会場自体が感染症対策を実施していることも必須としました。これは現状多くの会場が説明事項に明記しているため確認できます。

対策と運営

会を運営する上でどのように対策が可能化を考え、できることは全部やるスタイルで実施します。

事前アナウンス

当日どういう運用になるのかを周知し、協力を依頼します。

その上で、参加者自身に実施を依頼するのは以下です。

• 出発前の体温確認を呼びかける
• 接触アプリの導入を推奨する
• 体調不良があれば内容に関わらず自粛を促す
• マスク着用は必須とする

なお、接触確認アプリは、使用を強制したり内容の開示をすることは利用規約に違反しているため、そうした強制を主催からは一切しません。

マスクは、忘れる人などもいると思うので、運営で予備を持参します。

事前準備

開場してから参加者みんなで準備をすると接触が多くなる可能性があるため、事前に主催が会場入りし 1 人、もしくは 2 人で準備を実施します。

まず、以下の設備/備品を消毒します。

• 椅子や机などの設備
• リモコン、マイク、ドアノブなど不特定多数が触れるもの
• トイレ、洗面台、机などの共用部
• その他、アルコールをかけて壊れないものはだいたい全部消毒

座席配置は以下です。

• いわゆるスクールスタイル配置
• 隣の人と最も距離の空く座席配置を作る
• 最前列と登壇者の距離を十分保つ
• 登壇者が前では無く横を向く角度の登壇席配置

入館時運用

参加者には、建物に入ったらまず洗面所での手洗いウガイの実施を依頼します。

その後、会場への入室時に入り口で検温とアルコール消毒を運営が実施します。

上着などは部屋の後方などにまとめます。

席は距離が確保できるように座席を運営が指定します。

着席したらアルコールシートを配布し、 PC のキーボード、スマホの消毒を依頼します。

飲み物はこちらで用意し、持ち込みを禁止します。

登壇時運用

登壇自体は極力従来どおり実施してもらえるようにします。

本来であれば登壇者をアクリル板で囲いたいところですが、入手が難しいため、極力正面ではなくスライドを見て話すような登壇者席の配置をします。

参加者を登壇者から少しでも離すため、登壇者の真ん前は主催の席にします。

転換時運用

マイクや指し棒、ケーブルなど、登壇者が触れるものは毎回消毒を実施します。

LT 2~8min x3 実施ごとに窓を開けて換気を実施します。

懇親会

懇親会をどうするかは色々考えましたが、どうせどこかで夕食は食べることになること、会食の実施は徐々に再開しているため、飲食店に移るにしても選定が難しいことが考えられました。

そこで、会場を飲食店に移すために飲食店を選定するよりも、 その場で懇親会を実施する方がコントロールがしやすく対策が実施できるのでは という指摘があり、その場で懇親会込で実施することにしました。すでに席は離して配置しているため、その配置を維持したまま着席して食事できるようにします。

人の出入りを極力減らすために、食事の用意は予め主催が一括して行います。飲み物も、参加者が持ち込む必要がないように、主催が用意します。

また、人が集中するピザやビュッフェスタイルではなく、個別包装された弁当スタイルで注文しました。

配信

配信はそれ自体に実施の負荷があります。主催にはそのノウハウが無いこと、またその場の参加者のケアに注力できるよう配信は実施しません。

開催後フォローアップ

実施後は、参加者と KPT を実施しフィードバックを集めます。実施結果や得られた知見と合わせて、ここを更新するか、もしくはどこかに公開します。

開催後、もし参加者から罹患発生の連絡を受けた場合にも、迅速に共有できる体制を少なくとも 2 週間は維持します。

同時多発(クラスタ)の発生などが発覚した場合、行政/自治体の適切なガイドラインに従い対応します。

開催可否

政府機関などからの情報に注意し、東京アラートや緊急事態宣言などの発令があった場合は全面的にそれに従います。

それがなくても、急激な日別感染者数の増加、開催場所周辺でのクラスタ発生など、参加に関して懸念が生じる場合は中止します。

また、合わせてインフルエンザや台風など、他のリスクについても同等に評価して実施の可否を決めます。

オファーについて

connpass 経由で、スポンサーのオファーや、サービスのトライアルなど、色々なオファーが主催宛に届きます。

今回は、内容に限らず全てお断りします。対応をしないので、送ってこないでください。

今後

特に、すぐ継続して実施するといった予定は立てていません。

まずこの内容で実施し、その後実施内容を振りながら慎重に検証し、今後に繋げられれば繋げるかもしれません。その際にスケールさせるかもしれませんし、難しいと判断すればこの規模を維持するか、オンラインへ移行するか、もしくはコレが最後の web_study になる可能性もあります。